To projekt dokumentu, nie porada prawna. Przed uruchomieniem komercyjnym powinien go zweryfikować i zatwierdzić radca prawny. Zawiera pola w nawiasach kwadratowych do uzupełnienia.
1. Administrator i role
W odniesieniu do danych osób zakładających konto (adres e-mail, dane firmy) administratorem jestMarcin Pastorczyk IT. W odniesieniu do danych Pracowników wprowadzonych przez Klienta administratorem jest Klient, a my działamy jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO).
2. Jakie dane przetwarzamy
Konta: adres e-mail, nazwa i dane firmy, zaszyfrowany sekret 2FA, skrót hasła. Pracownicy: adres e-mail, imię, nazwisko, dział oraz wynik symulacji (otwarcie linku z datą i godziną, zgłoszenie wiadomości, ukończenie szkolenia i poprawność odpowiedzi w quizie). Przy otwarciu linku z symulacji zapisujemy też identyfikator przeglądarki i skrót adresu IP — po to, żeby odróżnić człowieka od automatycznego skanera poczty. Nie zbieramy haseł ani danych uwierzytelniających Pracowników. Adresów IP nie przechowujemy w postaci jawnej — wyłącznie ich skróty kryptograficzne.
Formularz „Zamów pilotaż”
Ze strony głównej zbieramy: nazwę firmy, imię i nazwisko osoby kontaktowej, służbowy adres e-mail, opcjonalnie liczbę pracowników i wiadomość, źródło wejścia na stronę (parametr src) oraz skrót adresu IP (ochrona przed spamem). Cel: odpowiedź na zgłoszenie i ustalenie warunków pilotażu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy — oraz lit. f w zakresie ochrony przed nadużyciami). Dane usuwamy po 12 miesiącach od zgłoszenia. [Do zatwierdzenia przez prawnika.]
Odbiorca instrukcji konfiguracji poczty
Gdy Klient wysyła instrukcję konfiguracji poczty na adres swojego informatyka albo firmy IT, zapisujemy ten adres razem z linkiem do instrukcji i usuwamy go po 13 miesiącach. [Do zatwierdzenia przez prawnika.]
3. Podstawy prawne
Świadczenie usługi i rozliczenia — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i dochodzenie roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane Pracowników przetwarzamy na polecenie Klienta jako administratora.
4. Okresy przechowywania
Dane imienne powiązane z wynikiem symulacji — 90 dni, potem anonimizacja. Statystyki zbiorcze — 36 miesięcy. Dziennik zdarzeń — 24 miesiące. Dane rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi. Konto po zgłoszeniu usunięcia — trwałe skasowanie po 30 dniach. Zgłoszenia z formularza pilotażu — 12 miesięcy.
5. Odbiorcy i podprocesorzy
Korzystamy z: [dostawca hostingu i bazy danych], [dostawca serwera pocztowego symulacji], [dostawca poczty transakcyjnej], Stripe (płatności). Pełna, aktualna lista podprocesorów jest częścią umowy powierzenia (§7) i wyciągu z rejestru czynności, dostępnych w panelu. Wybieramy dostawców zapewniających zgodność z RODO.
6. Transfery poza EOG
[Do uzupełnienia po wyborze dostawców. Jeśli którykolwiek przetwarza dane poza EOG — wskazać mechanizm transferu, np. standardowe klauzule umowne.] Aplikacja nie ładuje zasobów z zewnętrznych domen (brak zewnętrznych czcionek, skryptów i narzędzi analitycznych), więc samo korzystanie z panelu nie powoduje transferu danych do podmiotów trzecich.
7. Pliki cookies
Używamy wyłącznie plików niezbędnych do działania usługi: cookie sesji logowania, cookie kroku 2FA oraz krótkotrwałe cookie sesji szkolenia. Jeśli wybierzesz motyw jasny albo ciemny, zapisujemy ten wybór w cookie theme (bez danych osobowych, ważne do roku; przy motywie systemowym cookie jest usuwane) — to ustawienie, o które sam prosisz. Nie używamy cookies analitycznych ani marketingowych, dlatego nie wyświetlamy banera zgody — pliki niezbędne i zapamiętanie wybranego ustawienia nie wymagają zgody (art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego / art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej). [Do zatwierdzenia przez prawnika.]
8. Prawa osób
Prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia i sprzeciwu. Osoby, których dane wprowadził Klient (Pracownicy), realizują te prawa przede wszystkim wobec Klienta jako administratora; wspieramy Klienta w ich realizacji. Konto pozwala wyeksportować wszystkie dane firmy oraz zażądać usunięcia konta. Gdy Pracownik zażąda dostępu do swoich danych (art. 15 RODO), a Klient nie widzi wyników imiennych, plik z wynikami wysyłamy jednorazowym linkiem bezpośrednio na adres Pracownika — nie trafia do Klienta. Skargę można wnieść do Prezesa UODO.
9. Bezpieczeństwo
Hasła przechowujemy jako skróty (scrypt). Sekrety 2FA są szyfrowane kluczem spoza bazy. Ruch jest szyfrowany (TLS). Dostęp do danych klientów po stronie zespołu wymaga uwierzytelnienia dwuetapowego.
10. Kontakt
W sprawach danych: [email protected]. [Jeśli powołano IOD — dane kontaktowe.]